Datenschutzerklärung

 

1. Datenschutz auf einen Blick

 

Allgemeine Hinweise

 

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

 

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

 

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

 

Olfasense GmbH
Fraunhoferstr. 13
24118 Kiel

 

Telefon: +49 431 220 120
E-Mail: de@olfasense.com

 

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

 

Datenschutzbeauftragter

 

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

 

Dr. Uwe Nolte
Am Ziegelteich 44 b
22525 Hamburg

 

Telefon: +49 431 220 120
E-Mail: dataprotection@olfasense.com

 

Datenerfassung auf unserer Website

 

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

 

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

 

Wie erfassen wir Ihre Daten?

 

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

 

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website betreten.

 

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

 

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

 

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

 

Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

 

Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern

 

Beim Besuch unserer Website kann Ihr Surf-Verhalten statistisch ausgewertet werden. Das geschieht vor allem mit Cookies und mit sogenannten Analyseprogrammen. Die Analyse Ihres Surf-Verhaltens erfolgt in der Regel anonym; das Surf-Verhalten kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden. Sie können dieser Analyse widersprechen oder sie durch die Nichtbenutzung bestimmter Tools verhindern. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der folgenden Datenschutzerklärung.

Sie können dieser Analyse widersprechen. Über die Widerspruchsmöglichkeiten werden wir Sie in dieser Datenschutzerklärung informieren.

 

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

 

Datenschutz

 

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

 

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. wSie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

 

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

 

Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung

 

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

 

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

 

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

 

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

 

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte von Schleswig-Holstein, das Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz (ULD): https://www.datenschutzzentrum.de/

 

Recht auf Datenübertragbarkeit

 

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

 

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

 

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

 

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

 

3. Datenerfassung auf unserer Website

 

Web Hosting

 

Unser Internetauftritt wird gehostet von der Jimdo GmbH, Stresemannstr. 375, 22761 Hamburg. Wir haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten (gem. DSGVO) mit der Jimdo GmbH abgeschlossen, in dem wir die Jimdo GmbH verpflichten, die Daten unserer Kunden zu schützen und sie nicht an Dritte weiterzugeben. Ein Muster dieses Vertrags kann unter folgendem Link eingesehen werden: https://jimdo-legal.zendesk.com/hc/de/articles/360000782763.

 

Server-Log-Dateien

 

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

 

Cookies

Die Internetseiten verwenden teilweise sogenannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

 

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Warenkorbfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z.B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.

 

Newsletter

 

Newsletterdaten

 

Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben diese nicht an Dritte weiter.

 

Die Verarbeitung der in das Newsletteranmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den "Austragen"-Link im Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

 

Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden (z.B. zur Vertragserfüllung) bleiben hiervon unberührt.

 

CleverReach

 

Diese Website nutzt die Dienste von CleverReach für den Versand von Newslettern. Anbieter ist die CleverReach GmbH & Co. KG, Mühlenstr. 43, 26180 Rastede, Deutschland.

 

CleverReach ist ein Dienst, mit dem u.a. der Versand von Newslettern organisiert und analysiert werden kann. Wenn Sie Daten zum Zwecke des Newsletterbezugs eingeben (z.B. E-Mail-Adresse), werden diese auf den Servern von CleverReach in der EU gespeichert.

 

Mit Hilfe von CleverReach können wir unsere Newsletterkampagnen analysieren. Wenn Sie eine mit CleverReach versandte E-Mail öffnen, verbindet sich eine in der E-Mail enthaltene Datei (sog. web-beacon) mit den Servern von CleverReach in der EU. So kann festgestellt werden, ob eine Newsletter-Nachricht geöffnet und welche Links ggf. angeklickt wurden. Außerdem werden technische Informationen erfasst (z.B. Zeitpunkt des Abrufs, IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem). Diese Informationen können nicht dem jeweiligen Newsletter-Empfänger zugeordnet werden. Sie dienen ausschließlich der statistischen Analyse von Newsletterkampagnen. Die Ergebnisse dieser Analysen können genutzt werden, um künftige Newsletter besser an die Interessen der Empfänger anzupassen.

 

Wenn Sie keine Analyse durch CleverReach wollen, müssen Sie den Newsletter abbestellen. Hierfür stellen wir in jeder Newsletternachricht einen entsprechenden Link zur Verfügung. Des Weiteren können Sie den Newsletter auch direkt über https://seu2.cleverreach.com/f/126888-184987/wwu/ abbestellen.

 

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Newsletter abbestellen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters sowohl von unseren Servern als auch von den Servern von CleverReach gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden (z.B. zur Vertragserfüllung) bleiben hiervon unberührt.

 

Näheres entnehmen Sie den Datenschutzbestimmungen von CleverReach unter: https://www.cleverreach.com/de/datensicherheit/.

 

Abschluss eines Data-Processing-Agreements

 

Wir haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten (gem. DSGVO) mit CleverReach abgeschlossen, in dem wir CleverReach verpflichten, die Daten unserer Kunden zu schützen und sie nicht an Dritte weiterzugeben. Ein Muster dieses Vertrags kann unter folgendem Link eingesehen werden: https://cloud-files.crsend.com/docs/Vereinbarung_Auftragsverarbeitung_Muster.pdf.

 

 

4. Veranstaltungen

 

Anmeldeformular zu Veranstaltungen

 

 

Über die Website ist eine Anmeldung zum jährlichen Workshop, der von der Olfasense GmbH organisiert wird möglich. Eine solche Anmeldung erfolgt über ein Online-Anmeldeformular, mittels dessen personenbezogenen Daten erteilt werden müssen. Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

 

Namensschilder bei Veranstaltungen

Ihr Vor- und Nachname sowie Ihr Unternehmen werden auf Ihrem persönlichen Namensschild abgedruckt, mit dem Sie sich auf der Veranstaltung als zugangsberechtigter Teilnehmer ausweisen können. Das ist erforderlich, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten, und erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen des Veranstalters.

 

Teilnehmerlisten bei Veranstaltungen

Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erstellen wir eine Teilnehmerliste mit den Vor- und Nachnamen aller Teilnehmer sowie den Unternehmen, denen sie angehören. Diese Liste wird im Rahmen der Veranstaltung an alle Teilnehmer in Papierform ausgehändigt. Das berechtigte Interesse des Veranstalters liegt in der Förderung beruflicher Kontakte und im Austausch zwischen den Teilnehmern, ihren Unternehmen und dem Veranstalter.

Kontaktinformationen der Teilnehmer werden nicht in die Liste aufgenommen oder auf sonstige Weise an Teilnehmer weitergegeben.

 

Bild- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen

 

Wir fertigen während unserer Veranstaltungen Bildmaterial (Fotos und Videos) von der Veranstaltung an, auf dem Sie abgebildet sein können. Das Bildmaterial dient der internen Dokumentation der Veranstaltung sowie zur begleitenden oder nachträglichen Berichterstattung und zur Nachbewerbung der Veranstaltung sowie zur Ankündigung künftiger Veranstaltungen. Die Verarbeitung des Bildmaterials erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen des Veranstalters an einer bebilderten Berichterstattung

 

 

5. Google G Suite

 

Die Olfasense GmbH nutzt Google-Dienste zum Zweck der internen Kommunikation und der Kommunikation mit Kunden/ Interessenten/ Lieferanten / Bewerbern sowie als Plattform zur internen Zusammenarbeit. Zu den von der Olfasense GmbH genutzten Google-Diensten gehören im Wesentlichen die Anwendungen der Google G-Suite für den E-Mailverkehr, Terminplanung sowie Anwendungen für die Zusammenarbeit (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation zur gemeinsamen Bearbeitung), für die gemeinsame Dateiablage und Anmeldeformular zu Veranstaltungen.

 

Anbieter ist die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States.

 

Für die Erstellung von Anmeldeformularen zu Veranstaltungen auf dieser Website wird Google Forms verwendet. Mit dem Absenden der Anmeldung werden Ihre Daten an Google übermittelt.  Wenn Sie uns über eine auf dieser Website angegebenen @olfasense.com-Email-Adressen kontaktieren, wird diese über die G-Suite Email-Adressen der verantwortlichen Mitarbeiter der Olfasense GmbH bearbeitet. In diesem Fall werden Ihre Daten an Google übermittelt.

 

Für die Nutzung der G-Suite-Dienste durch die Olfasense GmbH wird durch die Vereinbarung der von der EU-Kommission entwickelten EU-Standardvertragsklauseln (EU Model Clauses) ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.

 

Die EU-Standardvertragsklauseln sind ein anerkanntes Mittel für die vertragliche Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus bei einem Datentransfer außerhalb Europas. Diese beinhalten die Anforderungen des europäischen Datenschutzrechts in Form von Vertragsklauseln und dürfen von den Vertragspartnern nicht ohne vorherige Genehmigung durch die EU-Kommission verändert werden.

Die von Google verwendeten EU Model Clauses können unter dem folgenden Link abgerufen werden: https://gsuite.google.com/terms/mcc_terms.html .

 

Die Konformität der für die Anwendungsprogramme der Google G-Suite verwendeten EU-Standardvertragsklauseln mit den Anforderungen des EU-Datenschutzrechts wurde von europäischen Datenschutzbehörden bestätigt.

 

Aufgrund der am 25. Mai 2018 in Kraft tretenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat Google außerdem im Oktober 2017 Version 2.0 des Zusatzes zur Datenverarbeitung für die G Suite eingeführt. Dieses regelt die Rechte und Pflichten zwischen Olfasense GmbH als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Google als Auftragsverarbeiter.

Data privacy statement

 

1. Data protection at a glance

 

General advice

 

The following advice gives a simple review about what happens with your personal data whenever you visit our web site. Personal data is all of the data with which you can be identified personally. You can obtain detailed information about the subject of data protection from our data privacy statement that is quoted in this text.

 

Advice about the responsible person

 

The responsible person for processing the data on this web site is:

 

Olfasense GmbH

Fraunhoferstr. 13,

24118 Kiel.

 

Telephone: (0049) 431220120

E-mail: de@olfasense.com

 

The responsible position is the natural person or the legal entity that decides about the purposes and means of processing the personal data (e.g., names, e-mail addresses, etc.) solely or jointly with other persons or entities.

 

Data-protection officer

 

We have appointed a data-protection officer for our business enterprise:

 

Mr. Uwe Nolte, Ph.D.

Am Ziegelteich 44 b
22525 Hamburg.

 

Telephone: (0049) 431220120

E-mail: dataprotection@olfasense.com

 

Recording of data on our web site

 

Who is responsible for recording of data on this web site?

 

The data on this web site is processed by the web site's operator. You can obtain this contact data from the legal notice (“Impressum”) that is given on this web site.  

 

How do we record your data?

 

We compile your data which you have notified to us on the one hand. While doing so, the data can typically concern the information that you have input on a contact form.

 

Our IT systems will automatically record other data during your visit to our web site: this data is mainly technical (e.g. the internet browser, operating system or time when the site was called up). This data is recorded automatically as soon as you enter our web site.

 

For what purpose do we use your data?

 

Part of the data is compiled in order to ensure that the web site is provided faultlessly. Other data can be utilized for analysing your behaviour as a user.

 

Which rights do you have regarding your data?

 

You have the right to receive free information about the origin, recipient(s) and purpose of your stored personal data at any time. You also have a right to demand that this data be corrected, blocked or deleted. You can contact us concerning this matter at any time and you can also ask us further questions about the subject of data protection at the address that is given in the legal notice (“Impressum”). Furthermore, you are vested with a right of complaint to the responsible supervisory authority.

 

Analytical tools and tools from third-party suppliers

 

Your surfing behaviour can be statistically evaluated when visiting our web site: that is mainly done with cookies and the so-called analytical programmes. Your surfing behaviour will be analysed anonymously as a rule: the surfing behaviour cannot be traced back to yourself. You can object to this analysis, or you can prevent it through not using certain tools. You can find detailed information about this matter in the following data-protection declaration.

You can object to this analysis. We will inform you in this data-protection declaration about the possibilities for making objections.

 

2. General advice and obligatory information

 

Data protection

The operators of the pages on this web site take the protection of your personal data very seriously. We handle your personal data confidentially, as well as according to the legal data-protection regulations and this data privacy declaration.  

 

Various items of personal data will be compiled whenever you use this web site. Personal data is the data with which you can be identified personally. This data privacy declaration explains which data we collect and what we use it for. It also explains how that happens and for which purpose.

 

We wish to point out that there can be breaches of security during transfer of data on the internet (e.g., when communicating by e-mail). It is impossible to protect the data completely against access by third parties.

 

Information, correction, blockage and deletion

 

You have the right - within the framework of the applicable legal requirements - to receive free information at any time about your stored personal data, its origin, recipient(s), the purpose for which the data is processed and you also have a right to demand that this data be corrected, blocked or deleted if necessary. You can contact us at any time concerning this matter and you can also ask us further questions about the subject of personal data at the address that is given in the legal notice (“Impressum”).  

 

Revocation of your consent to process the data

 

Many data-processing operations are only possible with your express consent. You can revoke a consent that has already been granted at any time. It suffices to send us an informal notification by e-mail for this purpose. The legality of the data-processing operations that have taken place up to the date when we receive your revocation remain unaffected by it.

 

Right of complaint to the responsible supervisory authority

 

The affected natural person or legal entity has a right of complaint to the responsible supervisory authority in the case that the data-protection law is infringed. The responsible supervisory authority concerning questions about the data-protection law is Schleswig-Holstein's state data-protection officer at the Independent State Centre for Data Protection: https://www.datenschutzzentrum.de/

 

Right to transfer data

 

You have the right to arrange for the data - which we automatically process on the basis of your consent or in order to fulfil a contract - to be issued to yourself or to a third party in a customary format that can be scanned by machine. Insofar as you demand that the data should be directly transferred to another responsible person or entity, this will only take place to the extent that is technically feasible.

 

Encryption by means of SSL or TLS

 

This site uses an encryption device by means of SSL or TLS for reasons of security and for protecting the transfer of confidential contents, like for example the purchase orders or enquiries which you send to us as the site's operator. You can recognize an encrypted link by means of noting that the lines of the browser's address change from 'http://' to 'https://' and through a symbolic lock in your browser's lines.

 

The data that you transfer to us cannot be jointly read by third parties whenever the encryption by means of SSL or TLS has been activated.

 

3. Recording of data on our web site

 

Web Hosting

 

Our website is hosted by Jimdo GmbH, Stresemannstr. 375, 22761 Hamburg. We have concluded a contract for the processing of personal data (in accordance with EU GDPR) with Jimdo GmbH, in which we oblige Jimdo GmbH to protect the data of our customers and not to pass them on to third parties. A sample of this contract can be found at the following link: https://jimdo-legal.zendesk.com/hc/de/articles/360000782763.

 

Server-log data files

 

The provider of the site's pages automatically compiles and stores information in the so-called server-log data files which your browser automatically transmits to us. This information refers to the:

  • type and version of the browser,
  • utilized operating system,
  • URL referrer,
  • host's name of the accessing computer,
  • time of the server's query,
  • IP address.

This data is not combined with other sources of data. The collection of this data is based on Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. The website operator has a legitimate interest in the technically error-free presentation and the optimization of his website - for this purpose, the server log files must be recorded.

 

Cookies

This website partly uses so-called cookies. Cookies do not harm your computer and do not contain viruses. Cookies serve to make our offer more user-friendly, effective and secure. Cookies are small text files that are stored on your computer and stored by your browser. Most of the cookies we use are so-called "session cookies". They are automatically deleted after your visit. Other cookies remain stored on your device until you delete them. These cookies allow us to recognize your browser the next time you visit.

You can set your browser so that you are informed about the setting of cookies, allow cookies only in individual cases, exclude the acceptance of cookies for certain cases or disable them generally, and activate the automatic deletion of cookies when closing the browser. Disabling cookies may limit the functionality of this website.

 

Cookies that are required to carry out electronic communication processes or to provide certain functions that you wish to use (eg shopping cart function) are processed and stored on the basis of Art. 6 para. 1 lit. f of the EU GDPR. The website operator has a legitimate interest in the storage of cookies for the technically error-free and optimized provision of its services. Insofar as other cookies (such as cookies for analysing your surfing behaviour) are stored, they will be treated separately in this privacy policy.

 

 

Newsletter

 

Newsletter data

 

If you would like to subscribe to the newsletter that is offered on our web site, then we will require you to give us an e-mail address and the information which allows us to check that you are the proprietor of the stated e-mail address and that you agree to receiving the newsletter. Further data will not be compiled, or it will only be compiled on a voluntary basis. We will solely utilize this data for despatching the requested information and we will not forward this data to third parties.

 

The data that is input on the registration form for the newsletter will be processed solely on the basis of your consent (Art. 6, Para. 1, Part a of the EU GDPR). You can revoke at any time the granted consent for storing the data and the e-mail address, as well as using it for despatching the newsletter, via the 'unsubscribe' link in the newsletter for example. The legality of the data-processing operations that have taken place up to the date when we receive your revocation remain unaffected by it.

 

We will store the data about yourself that has been filed by us for the purposes of subscribing to the newsletter until you have been taken off the newsletter's list and it will be deleted after you have cancelled your subscription to the newsletter. The data that has been stored by us for other purposes (e.g. for the performance of a contract) remains unaffected by this procedure.

 

CleverReach

 

This web site uses CleverReach's services for despatching the newsletter. The supplier is CleverReach GmbH & Co. KG, Mühlenstr. 43, 26180 Rastede, Germany.

 

CleverReach is a service that enables the despatch of newsletters to be organized and analysed, among other things. If you input data for the purposes of subscribing to the newsletter (e.g., e-mail address), then this data will be stored on CleverReach's servers in the EU.

 

We can analyse our newsletter campaigns with the aid of CleverReach. If you open an e-mail that has been despatched with CleverReach, then the data file (a so-called web beacon) that is contained in the e-mail will be linked to CleverReach servers in the EU. It can be established in this way whether a newsletter's message has been opened and which links have been activated by clicking on them if necessary. Technical information will be recorded apart from that (e.g., the point in time when the call was made, the IP address, type of browser and operating system). This information cannot be ascribed to the respective recipient of the newsletter: it solely serves for statistically analysing the newsletter campaigns. The results of these analyses can be used in order to make future newsletters more suitable for the reader's interests.

 

If you do not want any analysis to be made by CleverReach, then you must cancel your subscription to the newsletter. We provide a corresponding link for this purpose in every newsletter's message. Furthermore, you can also cancel your subscription to the newsletter directly on https://seu2.cleverreach.com/f/126888-184980/wwu/.

 

The data is processed on the basis of your consent (Art. 6 Para. 1, Part a of the EU GDPR). You can revoke this consent at any time by means of cancelling your subscription to the newsletter. The legality of the data-processing operations that have taken place up to the date when we receive your revocation remain unaffected by it.

 

We will store the data that you have filed with us for the purposes of subscribing to the newsletter until you have been taken off the newsletter's list and it will be deleted not only from our own servers but also from CleverReach's servers after you have cancelled your subscription to the newsletter. The data that has been stored by us for other purposes (e.g. for the performance of a contract) remains unaffected by this procedure.

 

You can obtain more details from CleverReach's data-protection provisions at: https://www.cleverreach.com/en/data-security.

 

Conclusion of a data-processing agreement

 

We have concluded a so-called 'data-processing agreement' in accordance with EU GDPR with CleverReach, in which we undertake CleverReach to protect the data of our clients and not to forward it to third parties. This agreement can be consulted via the following link: https://cloud-files.crsend.com/docs/Vereinbarung_Auftragsverarbeitung_Muster.pdf/.

 

4. Events

 

Event registration form

 

Via the website, you can register for the annual Olfasense GmbH workshop. Such registration takes place via an online event registration form, via which you are providing us with the personal information collected on the form. The basis for processing the data is Art. 6, Para. 1, Part b of the EU GDPR which permit the data to be processed for fulfilling a contract or for taking a pre-contractual measure. 

 

Name badges at events

Your first and last name as well as your company name will be printed on your personal name badge, with which you can identify yourself as an authorized participant at the event. This is necessary to ensure the smooth running of the event and is carried out in accordance with Art. 6 para. 1 lit. f of the EU GDPR due to legitimate interests of the organizer.

 

Participant lists at events

On the basis of Art. 6 para. 1 lit. f of the EU GDPR we will create a participant list with the names and last names of all participants and the companies to which they belong. This list will be handed out to all participants in paper form during the event. The legitimate interest of the organizer lies in the promotion of professional contacts and in the exchange between the participants, their companies and the organizer.

Contact details of the participants are not included in the list or otherwise passed on to participants.

 

Picture and video recordings at events

During our events, we produce image material (photos and videos) of the event on which you might be displayed. The image material is used for the internal documentation of the event as well as for accompanying or subsequent reporting, and for the purpose of promoting past events as well as for announcing future events. The processing of the image material is carried out in accordance with Art. 6 para. 1 lit. f of the EU GDPR due to legitimate interests of the organizer in an illustrated media coverage.

 

5. Google G Suite

 

Olfasense GmbH uses Google services for the purpose of internal communication and communication with customers / leads / suppliers / applicants as well as a platform for internal cooperation. The Google services used by Olfasense GmbH essentially include the Google G-Suite for e-mail, scheduling and collaboration applications (word processing, spreadsheets, shared presentation) and file sharing.

 

This service is provided by Google LLC, 1600 Amphitheater Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ("Google").

 

Google Forms is used to create registration forms for events on this site. By submitting registration forms, your data will be transmitted to Google.

When you send an email to an @olfasense.com-email-address mentioned on this website, it will be processed in the G suite email account of the responsible Olfasense employee. In that case your data will be transmitted to Google.

 

For the use of G-Suite services by Olfasense GmbH, the agreement of the EU standard clauses developed by the European Commission (EU Model Clauses) ensures an adequate level of data protection.

 

The EU standard contractual clauses are a recognized means of ensuring a reasonable level of data protection when transferring data outside Europe. These include the requirements of European data protection law in the form of contractual clauses and may not be changed by the contracting parties without the prior approval of the EU Commission.

The EU Model Clauses used by Google can be found at the following link: https://gsuite.google.com/terms/mcc_terms.html.

 

The compliance of the EU standard contract clauses with the requirements of the EU data protection law used for the application programs of the Google G-Suite has been confirmed by European data protection authorities.

 

In addition, Google introduced the Data Processing Amendment to G Suite and/or Complementary Product Agreement (Version 2.0) in October 2017, due to the EU GDPR which comes into force on 25 May 2018. This regulates the rights and obligations between Olfasense GmbH as data controller and Google as data processor.

 

6. Final provisions

 

When translated into other languages, solely the German version of this data privacy statement is binding.